La transformation digitale de la fonction achat à le vent en poupe. Pour accompagner les entreprises dans cette transformation, de nombreuses solutions E-Procurement ont vu le jour. Encore faut-il s’y retrouver car le choix de la solution la plus adaptée aux usages de chaque industrie n’est pas évident. Parmi les multiples solutions E-procurement, le catalogue hébergé est un outil intéressant pour intégrer et centraliser les offres de plusieurs fournisseurs dans un seul et unique logiciel d’achat assez facilement.
Zoom sur le fonctionnement d’un catalogue hébergé et ses apports pour optimiser l’acte d’achat.
Qu’est-ce qu’un e-catalogue ? À quoi ça sert ?
Un e-catalogue, également appelé catalogue hébergé, est un fichier statique représentant l’offre négociée entre un client et son fournisseur à un instant T. Ce fichier, disponible en plusieurs formats, permet au client de générer un bon de commande directement depuis son logiciel d’achat et ainsi, d’éviter la double saisie d’une commande. Cette solution s’ancre dans la finalité de l’E-procurement : rendre les achats plus performants et supprimer les tâches de routine répétitives à faible valeur ajoutée.
Deux caractéristiques principales forgent cette solution E-Procurement :
- Le catalogue fournisseur se personnalise avec un large éventail d’informations indispensables au client pour passer commande. Ces données sont d’une part contractuelle (prix négociés pour une période donnée) et d’autre part techniques (description produit, conditionnement, classification internationale, code EAN, fiche de sécurité, image, lien URL etc.)
- Comme son nom l’indique, le catalogue est hébergé dans le logiciel d’achat du client, appelé ERP. Il est ainsi possible de rester dans son ERP pour générer son bon de commande. C’est tout l’intérêt de cette solution : retrouver la base de données tarifaire et technique de son fournisseur sans sortir de son système informatique et sans ressaisir la commande une deuxième fois.
Un exemple valant milles mots, voici une illustration d’un E-catalogue* pouvant être chargé dans un ERP et servant de base pour la création des commandes.
*Informations présentes dans le catalogue non-contractuelles
Une solution client sur-mesure pour optimiser ses achats
Le catalogue hébergé présente de nombreux bénéfices pour les clients qui souhaitent digitaliser leurs approvisionnements.
- Economies financières: la réduction des tâches répétitives permet de diminuer jusqu’à 30 % des coûts de traitement.
- Gain de temps: la suppression des ressaisies manuelles réduit le temps de traitement d’une commande et ainsi les délais de livraison.
- Contrôle absolu des produits affichés dans l’ERP : le catalogue hébergé permet de gérer l’exclusion des produits et des catégories interdites selon les accords contractuels.
- Rapprochement possible entre les références du fournisseur et celles du client.
- La stabilité des prix : la dimension statique d’un e-catalogue permet une comparaison aisée entre N et N-1, notamment pour certains achats stratégiques.
- La variété des formats: les catalogues sont créés dans de multiples formats qui s’adapteront à tous les types d’ERP sur le marché : xls, csv, txt, xml, bme.cat, cif etc.
L’avis de l’expert
Mickael Coste
Spécialiste E-Business
« Comme chaque entreprise dispose d’un processus d’achat unique, l’objectif est de fournir un fichier respectant les exigences techniques du client pour passer commande depuis son logiciel. Il y a donc autant de catalogues hébergés qu’il y a de clients. »
« Malgré sa dimension statique qui nécessite des mises à jour régulières, un e-catalogue permet aux entreprises de mettre un premier pas dans la transformation numérique de leurs achats. »
Comment mettre en place un e-catalogue dans mon logiciel ?
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