Lorsqu’un client passe commande chez un fournisseur, de nombreux documents commerciaux sont échangés. Traditionnellement, ces documents se transmettent via différents moyens : papier, fax ou email. Comme les moyens d’échange sont multiples, les pertes de documents, les erreurs humaines et les lenteurs administratives sont des problématiques récurrentes rencontrées par les acheteurs.
En parallèle, le gouvernement français incite fortement les entreprises à délaisser ces moyens de communication traditionnels via des réformes juridiques et des politiques RSE. Pour accompagner ses clients dans leur dématérialisation, Wurth France propose la solution EDI, Echange de Données Informatisées.
Qu’est-ce que l’EDI ?
L’EDI est un mode de communication dématérialisé entre un client et son fournisseur sans intervention humaine. Concrètement, pour chaque commande passée, 2 ordinateurs communiquent : celui du client et du fournisseur.
L’EDI permet de remplacer les canaux d’échange traditionnels (mail, fax, papier) par une transmission automatique et dématérialisée. Plusieurs types de documents commerciaux peuvent être envoyés par EDI : factures, bons de commandes, AR, BL.
À qui s’adresse l’EDI ?
- L’EDI s’adresse aux entreprises avec un grand volume de commande à l’année. Plus le nombre de commande est important, plus les documents à créer et à échanger seront nombreux. Le traitement d’un tel flux de documents devient lourd, énergivore et source d’erreurs. Autant de problématiques évitées grâce à la solution EDI.
- L’EDI s’adresse aux entreprises disposant d’un logiciel de gestion capable de lire les bons de commandes, les BL, les AR et les factures au format dématérialisé.
L’avis de l’expert
Transmettre ses documents commerciaux par voie dématérialisée est un projet d’envergure pour nos clients qui implique des compétences techniques et qui peut s’étaler sur plusieurs années. Pour accompagner nos clients dans cette transformation, Wurth France dispose d’une équipe d’experts en EDI à disposition des clients du début jusqu’à la fin et à la maintenance du projet. La mise en place d’une solution EDI n’a pas de surcoût pour nos clients, il s’agit d’un service compris dans l’offre globale de Wurth France.
Victoire, cheffe de projet E-Procurement chez Wurth France
Pourquoi dématérialiser vos commandes ?
L’échange de documents dématérialisé procure des avantages financiers et organisationnels pour le client et le fournisseur.
1/ Gain de temps et de performance
- L’EDI réduit considérablement le nombre de jours de traitement nécessaires à la gestion des documents commerciaux. Comme les commandes sont automatiquement traitées et envoyées entre deux logiciels informatiques, la main d’œuvre est déchargée et peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
- Les délais de livraison et de facturation sont nettement plus courts car les temps d’attente, les pertes de document et les erreurs de saisie manuelle sont supprimées.
2/ Réduction des coûts
- L’échange de données informatisé permet de diminuer le coût de chaque document échangé entre l’émetteur et le destinataire. En effet, la suppression de l’intervention humaine sur les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée induit des économies de main d’œuvre.
- Aussi, contrairement à l’échange papier, l’EDI ne nécessite aucun coût d’envoie (lettre, transporteur, affranchissement) et d’archivage. Plus de stockage physique, de tri et de photocopies !
3/ Respect des obligations légales
À partir du 1er Juillet 2024, la facturation électronique deviendra une obligation légale pour toutes les entreprises privées et les institutions publiques. Cette obligation s’appliquera progressivement aux Grandes Entreprises, aux entreprises de tailles intermédiaires puis aux TPE/PME. En parallèle, l’objectif 0 papier devient central dans le déploiement des politiques RSE pour préserver l’environnement.
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